17 heures rendues chaque semaine
à l'équipe du Studio Laurence Hébert.

Le contexte

Le studio conçoit et suit des projets d'architecture d'intérieur, de la première esquisse à la fin du chantier. Une petite équipe mène une quinzaine de projets en même temps. Chaque projet, ce sont des réunions avec le client, des visites de chantier, et des commandes chez une vingtaine d'éditeurs de mobilier.

Les problématiques

• Chaque réunion et chaque visite de chantier finissait en compte rendu repris à la main : dicté, retapé, mis en forme, puis envoyé.
• Le suivi des projets vivait dans un document Word partagé, qu'une seule personne pouvait modifier à la fois.
• Les heures de chaque collaboratrice étaient notées à la main, puis recopiées dans Excel. Impossible de voir vite si un projet dépassait le temps prévu par ses honoraires.
• Chaque facture fournisseur était comparée à la main à sa commande et à son paiement, avant l'envoi au cabinet comptable.

Les objectifs

Ce que nous avons construit

• Un espace projet pour toute l'équipeUne application web protégée, sur ordinateur, tablette et téléphone. Projets, tâches, planning et documents au même endroit, avec des droits différents pour la gérante et pour les collaboratrices.
• Comptes rendus de réunion automatiquesLa réunion est enregistrée, le compte rendu s'écrit seul avec ses décisions et ses tâches. La gérante valide, puis confie chaque tâche : la personne est prévenue.
• Comptes rendus de chantier sur planSur tablette, on pose un numéro sur le plan et on parle. Le compte rendu sort en tableau, point par point, prêt pour les artisans.
• Suivi des heures par projetChacune saisit ses heures en fin de journée. La gérante voit le temps passé par projet, par personne, par semaine et par mois.
• Contrôle des factures fournisseursChaque facture est rapprochée de sa commande et de son paiement. La gérante valide, puis le lot part au cabinet comptable.
• Dictée vocale sur les postes de l'équipeNous avons installé OpenWhispr et l'avons réglé pour le métier : on maintient une touche, on parle, et le texte propre s'écrit dans le mail ou la note en cours, avec les sigles et les matériaux bien écrits.

Les résultats

• Le compte rendu est prêt à la fin de la réunion : l'équipe relit, elle ne retape plus.
• Toute l'équipe travaille dans la même application, en même temps, sans se gêner.
• La gérante voit d'un coup d'œil qui fait quoi, et le temps passé sur chaque projet.
• Le travail de l'équipe s'est réorganisé autour de l'application, presque sans friction.

Estimations · comptes rendus 9 h, suivi d'équipe 6 h et factures fournisseurs ≈ 2 h par semaine (8 h par mois), valorisées à 44,2 € de l'heure chargée (coût horaire moyen du travail en France), 45 semaines travaillées. Temps plein : 35 h par semaine.